Tecnología correcta

Cómo elegir la tecnología correcta para ser productivo y rentable

La autora de este artículo, Alba Delgado, es experta en sacar jugo a la tecnología. Por eso, desde albadelgado.com ayuda a profesionales y empresas a organizar y optimizar sus procesos internos gracias a la tecnología correcta, de forma sencilla y poco dolorosa.

 

Existe un mito en el mundo emprendedor de que la tecnología es difícil, cara y compleja. Todo lo contrario. La tecnología bien seleccionada es sencilla, barata y rápida. El meollo de la cuestión es seleccionar la aplicación adecuada para cada negocio (y no la que te recomienda un gurú o la que está de moda).

Vamos con algunos ejemplos prácticos para que veas la diferencia entre saber comprar y comprar lo que te venden.

¿Qué haces cuando tienes que comprar un buen programa de edición de vídeo?

Primero piensas: “¡Ay, Dios!”

Y después recurres a las referencias de amigos y conocidos, grupos de Facebook incluidos. Si eres de las personas concienzudas, incluso inviertes unas horas en Google y YouTube viendo qué compran los demás y por qué.

Si eres de los organizados detallistas (¡presente!), incluso te montas un Excel comparativo de todas las características y precios. Al final, terminas siendo un experto en programas de edición sin programa de edición. Tienes taaaaantaaaa información que ya no puedes decidir.

¿Te suena?

Los americanos, que tienen nombre para todo, lo llaman “parálisis por análisis”. Tienes toda la información necesaria pero no te acabas de decidir porque no tienes un criterio de compra claro.

Y es que no es lo mismo preguntar:

1) “Oye, ¿tú que usas para editar tus vídeos?”,

Que decir:

2) “estoy buscando un programa de edición que cueste menos de 60€, que permita insertar varias pistas, que tenga música libre de derechos incorporada, que exporte en formato GIF y que te permita cargar los vídeos directamente en YouTube”.

En el primer caso, vas probando, gastando y desesperándote hasta que, por casualidad, encuentras lo que buscas. El mito de la tecnología del que te hablaba al principio sale precisamente del emprendedor que anda preguntando a todos: “¿y tú que usas?”

En el segundo caso, aciertas a la primera. Fin del problema. Compras, usas y disfrutas de la tecnología correcta.

 

Cómo elegir el sistema adecuado a la primera.

 

Paso 1: Analizar. ¿Dónde se te van las horas?

No puedes arreglarlo todo en los próximos 3 meses. Vas a tener que dosificar. Mi recomendación es que te centres en el área de tu día a día que más tiempo te consume. Yo lo llamo tu pozo sin fondo. Es esa tarea que te pones y se te pasa el día sin verlo, pero te deja con la sensación de no haber acabado nada.

Si tienes dudas, mide a qué dedicas las horas de tu semana y comprueba qué sistema necesitas en esta tabla:

 

Pozo sin fondo

 

Tipo de sistema que te cambiará la vida

 

Redes sociales: te pones y empiezas a navegar y perder el tiempo.

 

Un sistema de planificación tipo Planoly para dejar todo programado y no tener que volver a entrar.

 

Crear material gráfico, buscar fotos, encontrar inspiración.

 

Canva. sus plantillas te van a resolver todos los problemas inspiracionales y de diseño si no eres diseñador.

 

Facturación, cobros, pagos, etc.

 

Un sistema de facturación tipo Holded (si te pagan por transferencia) o tipo Anfix (si generas muchos tickets de gastos).

 

Organización, tareas (se te olvidan las cosas, se te pasan las fechas…)

 

Sistema de tareas o proyectos (según sea tu negocio). Dependiendo de tu personalidad te encontrarás más cómodo con Trello, Asana o Wrike (todos gratuitos). Yo uso WorkDeck porque me calcula las horas dedicadas a cada proyecto él solo y me ahorra todo el proceso de apuntar para poder analizar 🙂

 

Seguimiento comercial (citas, llamadas, presupuestos).

 

Un CRM es tu aliado. Tendrás a todos tus contactos bien organizados y clasificados, y no perderás ni una venta.

 

Entrega de servicios (gestión de escuela online, pagos online, creación de landing pages, carga de materiales, etc.)

 

Busca un sistema integrado. No son baratos, pero te ahorran tantas horas que salen muy a cuenta. Yo uso Kajabi para todo mis programas y cursos online, pero te recomiendo que lo analices al detalle porque es una inversión importante.

 

 

Paso 2: Identificar. Saber qué necesitas al detalle y diferenciar lo imprescindible de tus deseos.

Cuando realizo estos ejercicios en grupo, pido a los participantes que identifiquen máximo 2 imprescindibles, de ésos que si no consigues en 6 meses tu empresa cierra y tú mueres en el intento.

También les hago seleccionar máximo 3 importantes, los que vas a necesitar cubrir en los próximos 12 meses, pero no van a acabar con tu cordura y tu vida personal.

Tienes que salir de este ejercicio con una frase del estilo “Necesito un sistema de tareas que se integre con Mailchimp, para automatizar el envío de mails de seguimiento a mis clientes, que funcione bien desde el móvil y valga menos de 20€ al mes)”.

Cuanto más concreta sea tu frase, mejores serán los resultados en Google. Y más cerca estarás de tener la tecnología correcta para tu negocio.

 

Paso 3: Mejora continua

Esto de mejorar es un proceso que nunca acaba, pero si empiezas por el tema que más horas te roba, después puedes reinvertir el tiempo ganado en seguir mejorando y mejorando hasta que factures el doble o trabajes la mitad.

La clave del éxito en esta fase es entender que los resultados vienen del cambio en tu empresa, no por la tecnología en sí.

Resultados = Tecnología + Transformación

No hay tecnología milagrosa. No por comprar un CRM vendes el doble, pero si usas el CRM adecuado, no olvidarás ningún seguimiento y venderás más.

Si vives muy agobiado por tareas pendientes, poner un sistema de gestión de tareas no te solucionará el problema (muy posiblemente lo agrave). Pero si tienes claras tus prioridades, si sabes cómo organizar tus días, el sistema de tareas se asegurará que no falle nada y todo salga a tiempo.

Por eso, en mi empresa no trabajo solo para darte la tecnología correcta, sino para enseñarte a cambiar tus procesos de trabajo para sacarle todo el jugo a tu inversión.

 

RESUMEN para emprendedores apurados

  • Prioriza una sola área de tu empresa en la que introducir tecnología. No cambies todo de golpe, te vas a estresar y no conseguirás resultados.
  • Invierte en la tecnología que soluciona tus problemas prioritarios para los próximos 12 meses.
  • No desistas. Si has elegido el sistema correcto, insiste durante al menos 8 semanas, hasta que te hayas acostumbrado a usarlo.

Antes de terminar, te dejo dos ejemplos prácticos de lo que se puede llegar a conseguir con un coste muy bajo:

Ejemplo 1: ¿Qué haces con las tarjetas de visita de un evento?

 

Sin tecnología:

    • Las dejas en un cajón y las olvidas = eso son ventas perdidas.
    • Separas las más interesantes para llamarlas y las otras las dejas en un cajón.
    • Las metes a mano en tu base de datos o Excel.
    • Las grapas a un folio o agenda para no perderlas.

 

Con la tecnología correcta:

    • Les haces fotos en el bus/metro de vuelta, se escanean, se importan a tu base de datos, te genera una tarea para contactar a esas personas al día siguiente por la mañana para que no lo olvides.

 

Ejemplo 2: ¿cómo agendas las citas con tus clientes?

 

Sin tecnología:

    • llamas, escribes, vuelves a llamar y a escribir. Te llaman para cambiar la fecha; reagendas. Y por cada cita de 1 hora has invertido media en llamaditas o mensajes de 2 minutos.

 

Con la tecnología correcta:

    • Les das a tus clientes acceso a tu agenda actualizada para que reserven, modifiquen y comprueben a qué hora estás libre sin llamarte ni escribirte.
    • Depende de qué tipo de negocio seas, hasta pueden pagar la cita en el momento de la reserva. En este caso, tiene un coste de unos 15/20€ al mes.

 

¿Te apetece ver paso a paso cómo trabajo con mis clientes y qué trucos uso para ayudarles a ser más rentables y eficientes?

Puedes ver el primero de mis 8 trucos pinchando en este enlace.

 

 



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